公司：企业组织形式公司：2007年上海人民出版社出版的图书， 以下是为大家整理的关于公司档案管理制度细则6篇 , 供大家参考选择。
公司档案管理制度细则6篇
【篇1】公司档案管理制度细则
档案管理制度
第一章 总则
第一条 为了加强公司档案的管理工作，充分发挥档案在项目工程、科学研究、技术革新等方面的作用，根据公司的实际情况，特制定本制度。
第二条 公司档案是项目工程、科学研究、基本建设、引进国外先进技术等活动的历史纪录和真实反映，是科学资料储备的一种形式，是发展公司事业的重要条件及不可缺少的依据。
第二章 技术文件材料的形成和归档
第三条 应建立健全技术文件的形成、积累、整理归档制度，要求每项工程、技术活动、引进项目等都做到完整、准确、系统的归档保存。
第四条 技术材料的归档范围：
1、设备方面的图纸、文件资料，包括各种原理图、布线图、说明书和操作手册等。
2、工程方面：与工程有关的指示、报告、批复文件、方案建议书、设计原始材料、与各方签订的合同、协议书初步设计、工程概算技术设计、工程预算、施工图、施工记录、工程验收记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等。
3、技术革新、科研及教学方面：上报审批文件、技术革新图纸及批文、专业教学计划、名单、报告、审批文件等。
4.档案文挡来源于各自编写的技术人员，档案文件编写时必须注明版本编号，
例子：电子文档初期编写时，要在技术文档名称后面追加JC字样------«XX工程设计方案.JC»；后期修改时，要在技术文档名称后面追加JX字样------«XXX工程设计方案.JX»；最后完稿时，要在技术文档名称后面追加JW字样------«XXX工程设计方案.JW»；取其第一个汉语拼音字母。
第五条 公司人员外出学习、考察和谈判回来后，应把对方提交的各种技术资料主动交技术档案室归档，由技术档案管理人员签字后，本部门方可接受报帐，否则不予报销费用。
第三章 技术档案的管理
第六条 建立档案工作领导小组，由技术总监负责，各技术人员为成员，实行档案管理体系。增强各级管理人员作好档案工作的意识，使档案管理工作具有正规化、系统化、规范化。
第七条 建立技术档案工作秩序；落实专职或兼职档案管理人员，并进行一定的培训。
第八条 档案管理人员负责技术档案的收集、整理、分类、立项、组卷，要成为一项制度执行。对文件、技术资料的归档范围、保管期限、保密、利用等制定必要的规章制度，使之有章可循，做到规范化、标准化、条理化。
第九条 档案室对本部门档案工作负有指导、检查、监督、把关的责任。技术人员在生产活动中形成的各种技术资料，外出参加技术培训时的各种归档技术资料，如不按时上交归档，档案室有权采取经济手段进行制裁。
第十条 档案室行政管理由公司负责。
第十一条 从事技术档案管理的人员，应具有较好的职业道德和大专以上文化程度，具有一定的专业知识，并保持相对稳定。档案管理人员享受专业技术人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。
第十二条 技术档案管理的基本内容
1、收集、整理、保管和统计公司的全部技术档案。
2、对所保管的技术档案作好分类工作，处理好保密与利用的关系。按规定履行借阅手续积极有效地为技术人员提供方便。
3、在公司门的领导下，定期做好技术档案保存价值鉴定工作。此项工作由技术管理人员、相关专业人员和技术档案管理人员共同进行。对失去保存价值的档案，要履行一定的手续予以销毁。
第十三条 本制度自印发之日起实施。
【篇2】公司档案管理制度细则
人事档案管理制度细则
一、组织人事规章
组织规章方针的计划、拟定、制定、修改、更正。人事制度及规章方针的计划、拟定、管理。人事制度及规章的解释运用、新设与改废、研究分析。各项目职责划分的原则分析。各项目职责划分方法的计划、拟定、研究、更正、修改，实施。
二、人力资源管理
新进、在职、临时、兼职人员的人力资源管理办法的计划、拟定、研究、更正、修改，实施。人力资源管理办法的分析研究、修改更正、解释运用、具体实施、新设与改废。人力资源不协调问题的挖掘。人力资源问题解决的处理办法与流程。人力资源问题的协调。
三、资料管理
人力资源管理资料的汇集、调查、分析、研究。人力资源资料及报表的检查、催交、汇编、转呈及保管。服务及职务说明书的核发、签办、转呈。服务及职务说明书的编号及副本的汇存。提供单位外人力资源资料及说明的核发。人员异动的调查、分析、研究、记录。人力资源统计资料的汇编与管理。
四、任免迁调
新进人员的录用、聘用手续的办理。临时人员的录用、分发、迁调签办。兼职人员的合约签订。在职人员的迁调计划。在职人员的迁调:人员任免迁调的通知、登记、查核;干部;普通员 工。人员的停职、复职、停薪、留职、解雇、解聘。
五、劳务管理
劳工的签约、签订、解释、运用、联络。公共关系:与工会的交涉的原则、方针。劳工保险:保险办理手续及福利事项的说明运用;保险事项的签订与改变;③团体 保险关系事务的联络。劳务安全管理:基本方针的拟定;管理办法的拟定;办法的分析研究与改进。劳务政策的基本方针。员工的招募及生活安排。
【篇3】公司档案管理制度细则
公司档案管理规程
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3、承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定行政部门专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。
4、会议文件由行政部门收集。
5、归档的文件材料应为文字文件和电子文件，归档后的电子文件仅由公司行政部门的专人保管，部门及个人不可保留。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、会议录像等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书等。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
5、档案文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的使用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅随借随还；对借出档案，档案管理人员要及时催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
八、档案记录表
档案号编制要求：编号由13位数组成，前八位是古润方三字开头字母大写+年号+部门代号，第九位为“-”，后四位为顺序号，顺序从0001开始编排。
【篇4】公司档案管理制度细则
公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系， 建立有效的档案管理制度， 实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理 更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展， 根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细 则。
第一章总则
第一条 公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，
是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察 和研究公司历史及现状的重要依据。
第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分， 是
维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统 一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。
第三条 公司档案具体管理工作由专人负责， 各部门在工作 和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生 产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部 门不得分散保存。
第二章档案的收集、归档
第四条 对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利 用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行 收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复 印件代替正本、原件归档。
第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符 合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、 纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破 损的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。
第六条 各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、 移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文 件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。
第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两 套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所 包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归 档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等 部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形 成部门备查；技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明 书、合格证等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套 留存本部门备查。
第八条 综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室 移交完毕；技术研发设计、生产制造安装大类的档案应在项目、 工程重要节点结束一个月后对应移交归档； 重要的合同、协议、
会议文件、报表等可及时移交归档；因公出差形成的归档范围 内的文件、资料、图纸返回单位后要及时归档，个人不得留存。
第九条电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照 纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型 光盘，一式二套。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技 术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。归档的电子 文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘 为单位填写《归档电子文件登记表》。归档完毕，电子文件形成 部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文 件应用通用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。
第十条档案人员参加重大设备到货的开箱验收，现场收集 应归档的说明书、合格证、图纸、清册等资料，并在开箱验收 记录上签字。档案负责人按年度将开箱记录、设备清单等整理 归档。
第^一条所有归档的文件资料、光盘、实物、照片等档案 均应办理移交手续，接受登记表一式两份，一份由档案室存放， 一份交移交部门保存。档案人员对不符合质量要求的档案有权 拒收，并指导移交人按要求重新收集、整理、归档。
第十二条档案人员应对文件资料形成的真实性、完整性、 和质量进行检查，并对查出的问题依据公司的经济责任制考核 办法提出考核意见。
第三章档案的整理
第十三条 归档的文件资料移交档案室后， 档案人员要及时 进行高标准的规范整理，使案卷质量达到《归档文件整理规则》
(DA/T22-2000 )、《科学技术档案案卷构成的一般要求》
(GB/T11822-2000 )等的要求， 财务会计账务类档案由财务
负责人员按有关规定自行进行整理。
第十四条 按照综合类、财务类、市场类、技术研发类、生
产制造类、重大项目类六个分类表对归档文件资料进行分类， 做到分类准确无误。
第十五条 合理确定文件资料的保管期限和密级。
第十六条 整理时要做到组卷合理，编目符合规范要求，案 卷题名简明、准确地揭示卷内文件内容，著录案卷目录。
第十七条档案编号方法
1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部 门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方 法，便于科学管理和开发利用。
2.档案大类别均以具体类别前两个字拼音首字母命名，具 体为:
技术类：JS 市场类：SC 制造类：ZZ
3.重大项目编号。以项目合同签订具体时间、名称及产品
为依据进行编号，如以山东晋煤明水惰化保护系统项目为例，
20150416 代表项目合同签订日期，晋煤明水代表项目业主及 项目现场所在地简称，惰化代表项目产品， 01代表项目所处阶
段资料的代码（01代表项目市场资料，02代表项目技术资料， 03代表项目采购及生产资料，04代表项目售后资料，05代表 提交业主资料）。
第十八条 案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进行。
整理时严禁无关人员进入或停留；因故离开时要将文件资料放 好；严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊，做与工作无关的 事情。
第十九条筛选出的没有存档价值或重份的文件资料要妥
善放置或退回到形成部门供查阅使用，严禁随便放置或当废品
处理掉，确需销毁处理，必须登记造册，经主管领导批准后进 行。
第二十条 归档的电子文件按相关要求进行整理。 归档电子 文件以件为单位整理。将著录结果制成电子目录和纸质目录。
第二十一条 档案人员对案卷质量负责，如发现问题要立即 进行整改。重大失误要按公司相关考核办法进行考核。
第四章档案的保管
第二十二条 应选用较好的装具装放档案。 卷皮、卷盒均应 采用无酸材料制成，档案橱架要摆放整齐，实行定置管理，档 案排架要有规律、合理，便于搬运和通风。
第二十三条 档案库房要有防火、防盗、防渍、防潮、防有 害生物、防光、防尘、防有害气体侵害的措施，相对湿度要保 持在45%-60%，温度要保持在14 — 24 C,定期打扫，保持清
第二十四条 严禁无关人员进入库房；严禁在库房内抽烟和 进行与工作无关的事情。
第二十五条档案库房和档案橱的钥匙要妥善保管，不准交 与无关人员，不准随便放在办公桌上。
第二十六条每年年底要对库存各类档案进行一次统计，登 记好统计台帐，在规定的时间内上报上级档案管理部门。
第二十七条 归档电子文件的保管除符合纸质档案的要求 外，还要符合下列条件：
1、 归档载体应作防写处理，避免擦、戈V、记录涂层。
2、 单位载体应装盒，安全存放，且避免挤压。
3、 存放时要远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
第二十八条 每年均应对电子文件的读取、处理设备的更 新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与 新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换 工作，原载体保留时间不少于 3年。保留期满后对可擦写载体
清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
第二十九条 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行
次抽样机读检验，抽样率不低于 10%，如发现问题应及时采取 恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件， 应每4年转存一次。 原载体同时保留时间不少于 4年。
第三十条 对密级到期档案要进行及时解密；对保管期限 到期的档案要及时做出鉴定和处理。需归档的文字、音像及实
物材料的分级、保管期限如下:
第三十一条 档案人员调离时，要严格履行交接手续，对检
索工具、库房钥匙和档案管理状况等情况进行有效交接。
第五章档案的利用
第三十二条 公司员工到档案室查阅、 借阅、复制存档的文 件资料要办理登记签字手续，凡与本职工作无关的档案原则上 不与借阅。利用带密级和非工作范围内的档案要填写《档案利 用申请单》。机密、绝密档案需经公司董事长批准方可提供查阅， 但不能借出和进行复制。
第三十三条 一般情况下不向非本公司人员提供利用。 却因 工作需要查阅时，必须有我公司接待人员陪同办理利用手续。
第三十四条 公司档案原则上只能查阅不能借出， 确因工作 需要，履行批准手续后方可复制或借出，借出时间不能超过一 天。技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书需要借 出时只能提供副本，时间不能超过三天。需要进行复制时履行 批准手续。
第三十五条 只有授权的人员才能查阅电子档案， 有关人员 经过批准后可临时授权查阅。归档电子文件的封存载体不得外 借。未经批准任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。
第三十六条 底图、照片、实物、光盘等原则上不借出档案 室。
第三十七条 档案利用者应遵守保密规定。 对具有保密要求 的归档电子文件采用联网的方式利用时，有稳妥的安全保密措 施。
第三十八条 档案利用者要爱护档案，不得涂画、损坏、转 借，确保档案的安全。
第三十九条公司员工调离时必须归还所借文件资料，且须 经档案人员确认后方可办理离开公司手续。
附件
、档案移交签收单
归档部门： 年 月曰
档案文件接收表
档案封面
项目档案封皮（二）
制表人： 制表日期： 年 月 日
卷内备考表
本案卷情况说明: 填写盒内归档文件的数量、缺损、修改、补充、移出、销毁、鉴定 变更等情况。
整理人：检查人：整理日期:
二、档案索引表
四、（机密）文件保管备查簿
五、档案明细表
六、作废档案焚毁清单
年 月曰焚毁
七、档案利用（调阅）申请单
档案利用（调阅）申请单
八、档案调阅登记
【篇5】公司档案管理制度细则
.《公司档案管理制度细则》2018/7/21周科荣老师
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则
（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。
（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。二、档案部门设置及其职责
（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：
1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：
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1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。
2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。三、档案接收与整理
(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：1、行政部：
A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；
B、与总部及其他单位往来发文；C、行政管理方面，包括：
1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；
2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来
客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；2、人资部：
人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。3、企划部：
A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；D、市场调研方案、搜集的客户资料等。
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4、仓管部：
仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。5、客服部：
主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录。6、装备部、工艺部、数字部：
主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。
其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。7、财务部：
主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等8、市场部：
有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。
以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。
（二）归档文件的等级划分及保管期限
需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级
一级秘密文件二级重要文件三级
文件类型
公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，
财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等。会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的
宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等
员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记
保管期限
永久
五年以上三年
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普通文件录、维修登记、材料收发、设计师排单，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、
出车及维修记录等。
（三）档案编号方法
1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。
2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：
行政部：XZ人资部：RZ客服部：KF装备部：ZB工艺部：GY数字部：SZ市场部：SC财务部：CW企划部：QH仓管部：CG3、工程项目命名。以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，
以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆方中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。
4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
以财务部为例：编制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中201601为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。
（四）归档方法及要求
1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。
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2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。
3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。
4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。四、归档流程（一）归档时间。
各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；
凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。
各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。（二）档案移交。
各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。
根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。五、档案保管与统计
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（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。
（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。六、档案借阅管理
（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。
（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。
2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。
3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。
（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。
（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。七、档案鉴定、移交、销毁
（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。
.
.
（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。
（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保存。八、档案保密
（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。
（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。
（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。
（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
免费传播提供大家参考
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【篇6】公司档案管理制度细则
********
**字〔2012〕25号
关于印发《****
档案管理制度汇编》（修订）的通知
各部门（所）：
《*****档案管理制度汇编》（修订）业经公司研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
本管理制度汇编已包含2012年1月5日颁发的《装饰工程档案管理办法》。该办法中的《项目档案报审表》（编号CB-05-1
至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程资料归档记录表》（编号：CB-05）。各部门移交工程、设计、软装项目档案使用CB-05-1至CB-05-3这三种表格，各部门移交工程、设计、软装以外的各
类档案，使用CB-05-4表格。如该办法与本汇编有冲突之处，以本汇编为准。
同时，2000年8月颁发的《********有限公装饰公司档案管
理制度汇编》即日起废止。
特此通知。
二〇一二年七月十六日
...
*********
档案管理制度汇编（修订）
一、总则
（一）为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据《企业档案工作规》（DA/T42-2009）及《市执行实施细则》，结合公司实际情况，制定本办法。
（二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。
二、档案及其职责
（一）本公司设置综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。
（二）公司档案室的基本职责：
1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管
理部门制订的有关规定、办法、细则。
2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。
3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案
材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
...
4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。三、各部门设立兼职档案员，其主要职责是：
1、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向综合档案室反映档案工作情况，积极配合其开展工作，并接受综合档案室的监督、指导和检查。
2、根据本公司《各部门归档围明细表》，负责做好本部门档案材料的收集整理工作，并在规定期限向综合档案室移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。
3、配合公司综合档案室做好档案的鉴定、销毁工作。三、档案的接收与整理
（一）建立、健全归档制度。凡在本公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括0装饰工程、1设备仪器、2基建、3科研、4、文书档案、5声像档案、6人员档案、7会计档案、8实物档案），应定期交档案室归档。
（二）档案综合管理围及归档时间：
1、装饰工程，是反映本公司承包装饰工程的真实记录，包括工程、设
计、软装，是本公司档案的重要组成部分。
（1）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订
后一个月，完成归档。
（2）软装、施工项目在工程竣工后三个月归档。设计项目，图纸提交完毕后两个月归档。在该规定的时间未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月归档。
2、设备仪器类，包括在全公司围使用的，具有参考价值的设备说明书、
...
图纸、合格证、保修卡、安装证明等成套材料（每种型号设备只归档一套材料）。由主管部门积累、预立卷，在设备投入使用后3个月交公司档案室整理、归档。
3、基建档案，指本公司自有物业产生的工程项目（含办公场地装修、
改造等工程）从立项至竣工所形成的文字、图表材料。工程部在项目竣工
验收后收集、整理、立卷，并在工程竣工验收后3个月交公司档案室归档。
4、科研类，是指承接集团科研项目的记录文件。研究课题在鉴定验收
后两个月归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月归档。
5、文书档案,包括公司上级下发的、公司部各部门在各项工作中形成
的、具有保存价值的文字材料。属本公司发文的，经办公自动化流程办结后，由发文部门勤将两份纸质正文连同公司领导签名的呈批表一起及时送
综合部归档；属外单位来文的，综合部收到后呈领导审批，通过电脑扫描
进入办公自动化流程，办结后归档；属于只能采用纸介质方式流转的文件
材料，由综合部办结后归档。档案室每年将上一年的文件以件为单位按《归
档文件整理规则》分类、排列、编号、装订、编目、入库。
6、声像档案，各部门在工作中形成的，以电子文档、感光材料、磁性
材料或其他合成材料等非纸质材料为载体的具有保存价值的档案，应于声像材料形成后一个月，交公司档案室归档。
7、人员档案类,特指已故人员档案，是指本公司已故
,与本公司签订
劳动合同的在编人员的人事档案。由主管部门于该职员去世
3个月后交公
司档案室归档。因人事档案不属于综合档室案管理围，不存放综合档案室。由综合部按人事档案的相关要求进行独立管理和保密。
8、会计档案，包含本公司财务部形成的会计报表、账薄、凭证、工资
...
册等会计资料。会计年度终了，由主管部门立卷归档，并于档案产生之后
的第三年向公司档案室移交。
9、实物档案，指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本
公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
应归档的实物自形成后的三个月由主办部门向公司档案室移交，由于特殊
原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，
标明存放地点，再按规定存放。
（三）本公司形成的全部档案为一个全宗。全宗的档案，按门类分成九大类进行整理。分类应保持前后一致，不能随意变动。
四、档案的保管与统计
（一）公司档案室必须设置专用档案库房。库房应坚固，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防水淹等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45％-60％。库房管理人员每天须调节库房的温湿度，并做好温湿度登记，定期
对获得的数据进行分析。档案库房严禁吸烟及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品。库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。
（三）建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。
五、档案的提供利用
（一）档案室应根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为公司工作提供服务，并注意掌握档案的利用效果。
...
（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用围，规定不同的审批手续。
1、借阅时间
（1）未立卷档案材料（即在档案室积累的本年度档案材料），借阅时
间一般不超过三个工作日，如遇节假日，须在放假前归还。
（2）已立卷归档和涉密的档案材料，原则上不能借出。如确因工作需要借出，须经公司总经理书面审批，且不得将借阅的文件携带出公司，并在下班前归还。
2、审批权限
（1）本公司员工借阅档案材料，经部门负责人审批可查阅或复印与
部门业务有关的资料。超出围的，须经综合部负责人书面批准。
（2）本公司以外人员借阅档案原件时，应持公司介绍信，经综合部负责人书面同意后方可借阅，并在档案室阅览，不得借出。
3、借阅利用要求
借阅档案材料必须妥善保管，不得遗失，不得泄密；要爱护档案，不得在档案材料上圈写、划线、涂改、折叠、拆卷、抽页或污损，不得擅自转借或复印。借阅档案材料如有遗失，应立即通知档案室，并向综合部负责人报告。
六、档案的鉴定、移交、销毁
（一）根据国家的有关规定，结合实际，编制本公司各门类档案的保管期限表，经公司领导批准后执行，并报集团档案室备案。
（二）定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作在综合部负责人的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。
...
（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。
七、本办法自颁布之日起施行。
附件：1.**************
档案综合管理分类方案附件1.2.**************3.**************4.**************5.**************6.**************7.**************8.**************9.**************10.**************11**************12.**************13.**************14.**************15．**************16.**************
..
装饰工程档案管理办法设备档案管理办法基建档案管理办法科研档案管理办法文书档案管理办法声像档案管理办法人员档案管理办法会计档案管理办法实物档案管理办法档案库房管理办法档案鉴定、销毁制度档案鉴定小组职责档案保密制度
各部门归档围明细表项目档案报审表
**************
档案综合管理分类方案
为适应公司档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规化，促进公司档案业务管理水平的提高，根据国家档案印发的《企业档案工作规》和《市执行归档文件整理规则实施细则》，结合我司实际情况制定本方案。
一、分类原则
1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档
案容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2.本公司全部档案分为九类，分别用0-9阿拉伯数字按顺序编大类代字。
3.大类下的属类用“.阿拉伯数字”作类目号，从左至右称为一级类
目、二级类目、三级类目。类目级数根据档案材料的数量和容需要决定。
4.本方案适用我司全部档案的分类、组卷和排架管理。二、类别设置
（一）各大类档案类目号
0．装饰工程类（含工程、软装、设计）
1．设备仪器类
2．基建类
3．科研类
4．文书档案
5．声像档案类
...
6．人员档案类
7．会计档案类
8．实物档案类
（二）各级档案类目
0.装饰工程
0.2010.1.0工程项目
0.2010.1.0.1工程项目管理类
0.2010.1.0.2工程项目经济类
0.2010.1.0.3工程项目技术类0.2010.1.1软装项目
0.2010.1.1.1软装项目管理类
0.2010.1.1.2软装项目经济类
0.2010.1.1.3软装项目技术类0.2010.1.2设计项目
0.2010.1.2.1设计项目管理类
0.2010.1.2.2设计项目经济类
0.2010.1.2.3设计项目技术类
备注：包含软装、工程、设计的项目，纳入工程项目归档。
1.设备仪器档案
1.1办公设备
1.2动力交通设备（发电机、汽车等）
2.基建档案2.1房屋产权2.1.1
2.1.2
...
2.1.3
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
3．科研类
3.1**施工课题研究3.2**设计课题研究
4.文书档案（按年度-保管期限）5．声像档案类5.15.1.15.1.25.1.2.15.1.2.25.1.2.35.1.2.45.1.2.55.1.2.65.1.2.75.25.35.4
照片底片正片
公司建设面貌
人物（领导班子、劳模等）各种会议照片
领导参观、视察照片装饰工程照片文化娱乐活动
荣誉、证书、纪念品照片录音带录像带磁盘光盘
5.5
6．人员档案类
...
7．会计档案类7.17.27.3
会计报表会计帐簿会计凭证
工资单及其他
7.4
8．8.18.1.18.2
实物档案类可折叠档案
锦旗、奖状、证书不可折叠档案
奖杯、牌匾、纪念品
8.2.1
三、编号方法
（一）装饰工程类
装饰工程档案按性质分为：装饰工程项目、软装项目、设计项目。在
一个项目中包含工程、软装、设计的项目，纳入工程项目归档。每个项目
组卷按管理类（代号为1）、经济类（代号为2）、技术类（代号为3）文件
次序排列。
编号方法：大类+年份+一级属类+工程类别+组卷类+流水号。
示例1：0.2010.1.0.1_01
工程项目管理类第一卷
管理类第一卷
管理类
工程类
当年工程项目立档顺序号
工程发生年度
装饰工程项目
...
示例2：0.2010.1.0.2_01
工程项目经济类第一卷
经济类第一卷
经济类
工程类
当年工程项目立档顺序号
工程发生年度
装饰工程项目
示例3：0.2010.1.0.3_01
技术类第一卷
技术类第一卷
技术类
工程类
当年工程项目立档顺序号
工程发生年度
装饰工程项目
说明：第一个箭头“0”，代表属于产品类“工程项目”。
第二个箭头“2010”代表年份。
第三个箭头“1”代表2010年第1份归档项目。
第四个箭头：“0/1/2”：0---代表装饰工程（表示本项目以装饰工程为主，但可同时包括软装、设计）；1---代表软装工程（表示本项目以软装工程为主，但可同时包括设计）；2---代表设计项目（表示本项目只有设计）。
第五个箭头“1/2/3“：1——代表管理类；2——代表经济类；3——代表技术类。
第六个箭头“01”代表案卷数
...
（二）设备仪器档案
设备档案，按设备种类分类（1.1办公设备、1.2交通设备、1.3其它），并分别以一级属类为单位。
1.2010.1－1
编制案卷顺序号
二级级类目号(办公设备
购买设备年度
大类代号(设备档案
（三）基建类
基建档案，按房屋产权和产权房发生的租赁分类（不按年度划分）2.1房屋产权2.1.1-1
编制案卷顺序号
二级类目号（盘福路）
一级类目号（办公楼）
大类代号(基建档案
2.2租赁管理2.2.1-1
...
。
编制案卷顺序号：按租赁时间先后组卷
二级类目号（盘福路）
一级类目号（租赁）
大类代号(基建档案
2.2租赁管理2.2.4-1
编制案卷顺序号：按房号及租赁时间先后组卷二级类目号（装饰大厦）
一级类目号（租赁）
大类代号(基建档案
（四）科研档案
3.2010.1-1
编制案卷顺序号
二级类目号（当年第一个课题）
科研立项年度
大类代号(科研档案
（五）文书档案
文书档案应按照分类方案（年度+保管期限＋件号）进行分类，以件为..
.
单位整理，在最低一级类目编件号（顺序号），即在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写全宗号、年度、保管期限、室编件号、或问题，样式如下：
（全宗号）
（年度）（保管期限）
（室编件号）（馆编件号）
（或问题）
件号的编写规则：每年按“永久”、“长期”（30年）、“短期”（10年）三种保管期限编三个流水顺序号。每一种保管期限里的件号按照发文时间先后顺序排列。
（六）声像档案，按载体分类（5.1照片档案：5.1.1底片、5.2.1正片（正片与其来源的底片或电子文本的存放位置应编制参见号）、5.2录音带、5.33录像带、5.4磁盘、5.5光盘），并分别编制案卷顺序号。
1.底片
底片：不分属类，按照接收时间先后编流水顺序号，装满一册为一卷。
5.1底片
5.2012.1.1-01
号
案卷顺序号（第1本底片册）
三级属类（照片档案）
二级属类（形成年度）
大类代号（声像档案）
5.2正片
5.2012.2.1-01
...
案卷顺序号（第1本底片册）
三级属类单位建设面貌照片
三级属类（正片）
二级属类（形成年度）
大类代号（声像档案）
（七）人员档案
已故人员档案，即本公司在编已故人员的人事档案。按接收时间先后
结合姓氏笔划编制案卷顺序号。
6.2010.01
案卷顺序号（第1卷）已故年度
大类代号(已故人员档案
(八会计档案
在一级类目下分为二级属类：一级类目为会计业务类别，二级类目为会计档案类别。一级属类按会计报表、账薄、凭证及其它分类（7.1会计报表、7.2会计账薄、7.3会计凭证、7.4工资单及其它）。
编制案卷顺序号时凭证以年度为单位，一年一个流水号；其他各类不分年度，各按一个大流水顺序编号。
（九）实物档案
8.1可折叠档案8.2不可折叠档案
附件2
**************
...
装饰工程档案管理办法
工程档案是指公司承接的装饰装修工程项目，包括工程、软装、设计
项目。为了规工程档案管理行为，真实反映公司承包装饰工程的记录，特
制定本工程档案管理办法。
一、归档围
（一）管理性文件
1、工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。2、招投标文件。
3、承包、分包合同及其附件。4、材料采购合同。
5、会议记录、会议纪要。
6、项目运行期与业主、施工单位的往来文件。7、项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。8、经批准的项目组织架构及补充资料。
9、经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包括：
投入人员及考勤记录）。
10、经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记录。
11、经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设施投
入记录。
12、经项目经理、财务部确认的项目核算表。（二）经济性文件
...
1、工程预、结算和审核文件。2、签证单。
3、材料确价资料。
4、工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款的说明
或签名）。
5、工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支出该款的说明或
签名）。
6、与分包单位、材料供应商的结算确认单。7、发包单位确认的结算单。8、项目结算审定会签单。9、项目结算款收清会签单。
10、出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。11、甲方提供的工期延期证明。
12、分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。13、分包单位出具没有拖欠工人工资的证明。14、项目后评估报告。
（三）技术性文件
1、施工报建材料，包括：规划许可证、施工许可证、余泥排放证、临
时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证
明、办理社保调剂资金证明等。
2、图纸会审记录。
...
3、施工组织方案、专项方案、现场应急处置方案、开工报告。4、材料合格证、材料试验报告。
5、设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。6、专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。7、分项、分部、单项工程质量检查、评定。8、施工日志、安全日志。
9、竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气检测证
明。
10、施工图、竣工图。
11、施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（1000万以上项目
由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。
二、归档时间
（一）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订
后一个月，完成归档。
（二）软装、施工项目在工程竣工后三个月归档。设计项目，图纸提
交完毕后两个月归档。在该规定的时间未完成的经济性文件、项目核算表
及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月归档。
三、归档流程
（一）一线部门，按项目整理好档案，填写《项目档案报审表》（CB-05-1，
CB-05-2，CB-05-3）报经技术部审核同意后，再移交档案室。归档回执一式
三份，档案室自留一份，另两份由档案室分别反馈给技术部、一线部门。
（二）二线部门（技术部、财务部），按规定整理好档案，填写《项目
档案报审表》（CB-05-4），再移交档案室。归档的回执，最终一式两份，档
...
案室自留一份，另一份由档案室反馈给技术部或财务部。综合部每月归档一次，归档目录交总经理签名后退还综合部。
四、档案整理
（一）归档单位
一个建筑物为一个项目，围绕这个建筑物开展的工程都纳入该项目，档案以项目为单位组卷。
（二）建立档案关键词
由档案室提出系列档案文件关键词的建议，报技术部审核。档案室根据审定后的意见，在整理每份文件时，列出关键词。原则上，一份文件的关键词不超过三个。
（三）档案的组卷
装饰工程档案按性质分为：装饰工程项目、软装项目、设计项目。在
一个项目中包含工程、软装、设计的项目，纳入工程项目归档。每个项目
组卷按管理类（代号为1）、经济类（代号为2）、技术类（代号为3）文件
次序排列。
编号方法：大类+年份+一级属类+工程类别+组卷类+流水号。
五、监督管理
（一）各部门每季度完成一次工程档案归档情况小结。
七、归档期限表
序号
名称
管理性文件
工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。
保管期限
一
1长期
...
2345678
招投标文件。
承包、分包合同及其附件。材料采购合同。
会议记录、会议纪要。
项目运行期与业主、施工单位的往来文件。项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。经批准的项目组织架构及补充资料。
长期长期长期长期长期长期长期
9
1011
经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包长期括：投入人员及考勤记录）。
经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记录。长期经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设施投入记录。
经项目经理、财务部确认的项目核算表。
经济性文件
工程预、结算和审核文件。签证单。
材料确价资料。
工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款的说明或签名）。
工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支出该款的说明或签名）。
与分包单位、材料供应商的结算确认单。发包单位确认的结算单。项目结算审定会签单。项目结算款收清会签单。
出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。
甲方提供的工期延期证明。
分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。分包单位出具没有拖欠工人工资的证明。项目后评估报告。技术性文件
施工报建材料，包括：规划许可证、施工许可证、余泥排放证、临时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声
长期
12（二）
1234
长期长期长期长期长期长期
5
长期
67891011121314（三）
1
长期长期长期长期长期长期长期长期长期
长期
...
23456789
排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证明、办理社保调剂资金证明等。
图纸会审记录。
施工组织方案、专项方案、现场应急处置方案、开工报告。材料合格证、材料试验报告。
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。分项、分部、单项工程质量检查、评定。施工日志、安全日志。
竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气检测证明。
施工图、竣工图。
长期长期长期长期长期长期长期长期
10
长期
11
施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（1000万以上长期项目由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。
附件3
**************
设备档案管理办法
...
设备档案(大类代字1是指与本公司购置、引进的大型、精密设备仪器密切相关，有长期查考、利用价值的文字、图表等档案。
一、归档围
购买的设备仪器必须是在全公司围长期使用，其文件材料有长期查考利用价值的。
二、归档要求
（一）设备档案的归档单位为综合部。
（二）归档部门负责将设备档案按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，整理立卷。
（三）设备图纸按A4纸（210×297mm）的规格折叠，无须装订成册，一图纸一个卷顺序号；文字性的材料按问题、时间或重要程度排列，装订成册。
（四）归档时间：设备购置验收后，在设备投入使用后
3个月向公司
档案室移交。
（五）归档份数：1份（原件）
三、档案的管理
（一）设备档案由公司综合档案室集中统一管理，主管部门和个人不得私存。
（二）公司档案室根据本公司《档案分类方案》，按采购报批文件材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等顺序，对设备档案进行分类、编号、排列。
（三）设备开箱，由主管部门通知公司档案室参加验收。设备档案不齐全、不完整、不系统的，公司档案室不予验收。
...
（四）设备档案的保管期限不能短于设备的使用寿命。
四、保管期限表
序号
归档围
设备仪器(办公设备及用品、机动车等购置的申请报
保管期限
1办公设备类
告、批复、招投标、合同及有关业务联系文件，设备说明、图纸，安装调试、检测验收等文件材料，报废申请及批复。
30年
2交通设备类机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年
附件4
**************
基建档案管理办法
...
基建档案(大类代字2是指我公司各种建筑物、构筑物、地上、地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修中形成的，有查考利用价值的文字、图表等档案。
一、归档围
公司立项的装修、改造等基建工程项目的请示、批复，项目招标、评估、水文地质、施工、竣工、验收的图纸资料；
二、归档要求
（一）基建档案的归档单位为工程部。
（二）归档部门负责将工程所形成应归档的文件材料收集齐全，按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，整理立卷。
（三）工程图纸按A4纸（210×297mm）的规格折叠，无须装订成册，一图纸一个卷顺序号；文字性的材料按问题、时间或重要程度排列，装订成册。
（四）归档时间：由主管部门整理立卷，并在工程竣工验收后
3个月
向档案室移交。
（五）归档份数：2份（原件）
三、档案的管理
（一）基建档案由公司综合档案室集中统一管理。
（二）公司档案室根据本公司《档案分类方案》，按工程报批、工程设计、工程施工、工程竣工验收材料等顺序，对基建档案进行分类、编号、排列。
（三）工程竣工验收时，由工程部通知公司档案室参加验收，工程档案不齐全、不完整、不系统的，档案室不予验收。
...
四、基建档案保管期限表
序号一1234567二123456三12345678
归档围
立项文件项目建议书
项目建议书审批意见及前期工作通知可行性研究报告及附件可行性研究报告审批阶段
关于立项有关的会议纪要、领导讲话专家建议稳健
调查资料及项目评估研究材料建设用地、征地、拆迁文件选址申请及选址规划意见通知书
用地申请报告及县级以上城乡建设用地批准书拆迁安置意见、协议、方案等建设用地规划许可证及其附件划拨建设用地文件国有土地使用证
勘察、测绘、设计文件工程地质勘察报告
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查建设用地钉桩通知单（书）地形测量和拨地测量成果报告
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书初步设计图纸和说明技术设计图纸和说明
审定设计方案通知书及审查意见
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议施工图及说明
保管期限
永久永久永久永久永久永久长期
永久永久长期永久永久永久
永久永久永久永久永久长期长期长期永久
9
10长期
...
1112四123456五12
设计计算书
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见招投标文件
勘察设计招投标文件勘察设计承包合同施工招投标文件施工承包合同
工程监理招投标文件监理委托合同开工审批文件
建设项目列入年度计划的申报文件
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
规划审批申报表及报送的文件和图纸建设工程规划许可证及其附件建设工程开工审查表建设工程施工许可证
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明工程质量监督手续财务文件
工程投资估算手续工程设计概算材料施工图预算材料施工预算
建设、施工、监理及负责人
工程项目管理（项目经理部）及负责人工程项目监理（项目监理部）及负责人
工程项目施工管理（施工项目经理部）及负责人监理规划
监理月报中的有关质量的问题
长期
永久
长期
长期
长期
长期
长期
长期
永久
永久
345678六1234七1231
永久
永久
永久
永久
长期
长期
短期
短期
短期
短期
长期
长期
长期
长期
2长期
...
34567891011121312345678910111213
监理会议纪要中的有关质量问题工程开工/复工审批表工程开工/复工暂停令不合格项目通知
质量事故报告及处理意见工程竣工决算审核意见书工程延期报告及审批
合同争议、违约报告及处理意见合同变更材料工程监理竣工总结质量评价意见报告建筑工程综合管理记录
地基与基础工程施工及验收记录主体工程施工及验收记录装饰装修工程施工及验收记录屋面工程施工及验收记录设备安装工程综合管理记录给排水工程施工及验收记录电气工程施工及验收记录消防工程施工及验收记录智能工程施工及验收记录
通风与空调工程施工及验收记录燃气工程施工及验收记录
室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件竣工验收文件工程竣工总结工程概况表工程竣工总结竣工验收记录
长期
长期
长期
长期
长期
长期
永久
永久
长期
长期
长期
长期
永久
永久
永久
永久
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
八（一）
12（二）
永久
永久
...
1（1）（2）（3）（4）（5）（三）
12（四）
1（1）（2）
23（1）（2）九（一）
1（1）
a
建筑安装工程
单位（子单位）工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告
竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）工程质量保修书财务文件决算文件
永久
永久
永久
永久
永久
永久
交付使用财产总表和财产明细表声像、缩微、电子档案声像档案工程照片
永久
永久
永久
录音、录像材料缩微品电子档案光盘磁盘竣
永久
永久
永久
永久
工图
建筑安装工程竣工图综合竣工图综合图
总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）竖向布置图
永久
bcde(2a
永久
室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图设计总说明书室外专业图室外专业图室外雨水
永久
永久
永久
永久
b永久
...
cdefghijklmn3(1(2(3(4(5(6
室外污水室外热力室外燃气室外电讯室外电力室外电视室外建筑小品室外消防室外照明室外水景室外道路室外绿化专业竣工图建筑竣工图结构竣工图
装修（装饰）工程竣工图
电气工程（智能化工程竣工图及排水工程（消防工程）竣工图采暖通风空调工程竣工图燃气工程竣工图
永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久
永久永久永久永久永久永久永久
(7
附件5
**************
科研档案管理办法
为了提高公司科学研究类档案的质量和管理水平，加强收集和管理，做
...
好原始资料和技术资料的归档工作，有效地保存和利用档案，制定本规。
一、基本原则
1、凡在科学技术研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、
图表、电子文件数据和声像等不同载体材料，均属科研档案。
2、科研档案必须坚持集中统一管理的原则，确保其完整、准确、系统和
安全，以便于开发利用。
3、科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研实践活动的重
要环节，必须纳入公司科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责围之中，
与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工
作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查科研计划进
度与检查科研文件材料形成、积累情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、
鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题
归档的证明材料同步。
4、要努力实现科研档案工作从经验管理到科学管理转变，并逐步采用先
进管理技术手段，大力开发档案信息资源。
二、归档围
1、归档的科研管理和科研实践过程中形成的文件材料有当前与长远具有
参考价值和凭证作用。
2、归档的科研文件材料必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全
过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，
照顾不同学科、专业的特点和成套性
3、归档的重点是公司承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体
...
的文件材料，特别是研究试验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
4、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
5、归档的主要容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报
奖励、推广应用等方面，具体归档围见附表。
三、归档验收
1、课题结束后课题组负责人主持整理文件材料，课题组负责人填写归档
说明书，放入每个研究课题第一盒目录之前。科研部门兼职档案员将形成积
累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理。
2、移交时填写移交目录一式两份，连同整理好的文件材料一并向档案室
移交，经档案室清点无误后交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。
3、归档时间：研究课题在鉴定验收后两个月归档。暂不申报或中断、停
止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月归档。
四、科研档案归档围和保管期限表
序号
归档文件保管期限
一综合
1科研行政管理文件材料
长期长期
2科研计划管理文件材料
...
3科研成果管理文件材料4科研经费管理文件材料5申报科研基金及有关批复6学会工作（学术活动）材料二
科研准备阶段
长期长期长期短期
1课题报告与课题调研论证材料2任务书、合同、协议书3课题研究计划、设计
4计划执行情况、计划调整或撤销报告5课题投资和预、决算材料三研究实验阶段
1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录2数据处理材料、包括计算机处理材料3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图等）4研究工作阶段小结、年度报告
5配套的照片、底片、光盘、录音录像带、幻灯片、影片拷贝等6样品、标本等实物的目录四总结鉴定阶段
1研究报告、研制报告2论文专著3工艺技术报告4技术诀窍报告5专家评审意见
6鉴定会材料（鉴定代表、会议记录、鉴定意见）7鉴定证书8推广应用意见9课题工作总结五申报奖励阶段
长期永久长期短期短期
永久永久永久长期永久永久
永久永久永久永久永久长期永久长期长期
1研究成果登记表2科研成果报告表
...
3科研成果奖励申报与审批材料
4科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件5专利申请书或证书的原件或影印件六推广应用阶段1转让合同、协议书2生产定型鉴定材料
3成果被引用或投产后反馈意见4推广应用方案及实施情况
5扩大试生产的设计文件、工艺文件6成果宣传报导材料
永久永久短期长期长期短期长期
7对外学术交流材料
附件6
**************
文书档案管理办法
...
一、总则
（一）凡反映本公司党、政、工、妇、团工作，具有保存价值的各种文件材料（包括上级党政单位颁发的文件），按照规定的制度立卷归档的，都是文书档案(大类代字4。
（二）为便于当前和长远的利用需要，本公司全部文件材料（含收文、发文、部请示报告）必须按年及时、完整地向综合档案室移交，任何个人
不得据为己有或拒绝归档。综合档案室负责依照文书归档围进行甄别、整理、归档，实行集中统一管理。
二、归档与不归档文件材料围及处理办法
（一）文件材料的归档围
1、反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家
建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、本公司工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位
报送的重要文件材料；
4、其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。（二）文件材料的不归档围
1、上级单位的文件材料
（1）普发性不需本公司办理的文件材料；（2）任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料；（3）供工作参考的抄送件等；（4）上级单位征求意见的未定稿文件。
...
2、本公司文件材料
（1）本公司文件材料中的重复件；（2）无利用价值的事务性、临时性文件；（3）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；（4）公司部互相抄送的文件材料；
（5）本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料；（6）有关工作参考的文件材料；
（7）部门部事项的呈批请示，如购买办公用具的申请和会议通知等。
3、同级单位和非隶属单位的文件材料
（1）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
（2）不需要贯彻执行的文件材料；（3）不需办理的抄送文件材料。
（三）本公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档围和档案保管期，按国家有关规定执行。
（四）对应归档电子文件的元数据、背景信息等要按国家《电子文件管理规》进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有发文稿纸、文件呈批表的，应与文件正本、定稿一并归档。
（五）联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。
（六）应归档的文件材料，各部门应于文件阅办完毕及时交档案室归档。档案室按照《归档文件整理规则》对文件进行分类、保管。
...
（七）属于归档围的文件材料，未经综合部直接发到各部门的，接收部门应将文件交综合部办理收文手续，按规定归档。
（八）经档案室鉴定不属归档围的文件材料作为资料保管5年。销毁资料时，可采取简便方法进行登记（如在收发文登记簿上加盖“销毁”章，不需另造册），经公司领导批准后销毁。
三、文件归档整理要求
（一）属归档围的文件材料，须整理编目后集中统一保管。
（二）归档文件按件方式整理。具体按年度－保管期限方式分类排列。
（三）文书档案整理总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。方法如下：
归档文件按年度区分开。跨年度的请示与批复，放在复文年度；没有复文的请示，放在请示年度；计划、预算、决算、总结、报告、统计报表，应放在文件容针对的年度；长远规划应放在文件容针对的第一年；跨年度的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年；跨年度的会议文件，应放在会议结束的年度；其他文件，应放在文件材料形成的年度。
（四）文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依
序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，
定稿在后；转发件在前，原件在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在
定稿之后；其它文件材料按文件重要程度、发文单位或形成时间先后排列。
（五）文件要按A4标准纸（297mm*210mm）折叠取齐。小于A4或装订线外侧有文字的文件及领导人和承办人注有重要意见的纸条和残破的文字均要托裱。
（六）每份公文材料需在首页右上角加盖档号章，并逐件编件号。
...
（七）汇编档案目录一式两份，作为档案室基本的检索工具。档案目录应具有《全宗说明》、《归档文件目录》两部分。
《全宗说明》的容包括：本公司工作职能、年度工作概况、组织设置与变化情况；本公司党、政主要领导人任职及其变更情况；本年度文书档案整理情况（含档案数量、文件材料完整与否、有何缺陷和问题等）。
四、保管期限
（一）文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般为
30年、
10年。
（二）凡属反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管，主要包括：
1、本公司召开党、政重要会议、举办重大活动等形成的重要文件材料；2、本公司制发的方针政策、法规性的文件；
3、本公司及其部职能部门重要活动形成的年度或年度以上的工作计
划、总结、报告等；
4、本公司演变、人事任免等文件材料；
5、受县级（含）以上表彰、重大问题处分等文件材料；6、职工、党员名册；
7、重大外事活动中形成的主要文件材料；
8、党和国家领导人、上级单位领导视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词等材料；
9、本公司检查下级单位的工作、调查研究形成的重要文件、统计报表、
统计分析及审计等文件材料；
10、本公司关于重要问题的请示与上级单位的批复；
...
11、本公司房屋买卖、土地征用、办公用房建设、搬迁、租赁的重要
合同协议，资产登记等凭证性文件材料；
12、本公司编写的大事记、年鉴、组织沿革等；
13、上级单位召开的需要贯彻执行的主要会议文件材料；
14、上级单位制发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的重要文件；15、同级单位关于重要业务问题的来函、请示及本公司的复函、批复
等文件材料。
（三）凡是反映本公司一般工作活动，在一定时期对本公司工作有查考利用价值的文件，列为定期保管，主要包括：
1、本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；
2、本公司召开会议、举办活动等形成的一般性会议的主要文件材料；3、本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本公司一般事务性文件材料；
5、本公司关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工
作报告、总结、统计报表等；
6、上级单位制发的属于本公司主管业务并需要贯彻执行的一般性文件
材料；
7、上级单位和同级单位制发的非本公司主管业务但要贯彻执行的文件
材料；
8、同级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复
等文件材料。
四、**************
文书档案保管期限表
容
保管期限
序号
...
一1
党委文件
党委的请示、批复、工作报告、计划、总结、决议、决定、换届选举结果等
党委成员任免的文件材料
党委会议的会议纪要、会议记录等党组织介绍信、党员名册
批准加入党组织的党员预备期、到期转正党员等文件材料党工作年报表
纪检、监察工作中形成的重要的综合性报告、调查材料
本公司处理的有领导批示的对本公司行政行为及个人投诉的群众来信来访的文件材料
党委在工作活动中形成的重要文件材料
纪检、监察工作中形成的一般的综合性报告、调查材料党委在工作活动中形成的一般文件材料工会、团组织、妇委会
工会、团组织的决定、记录、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、工作报告、总结、换届选举结果
永久
2345678
永久永久永久永久永久永久永久
91011
30年30年10年
二
1
永久永久
2
团员、工会会员名册，年度报表，共青团组织介绍信，批准加入团、工会组织的文件材料
工会、团组织、妇女工作委员会在工作活动中形成的报告、总结等重要文件材料
工会、团支部换届请示的批复
工会、团组织在工作活动中形成的报告、总结等一般文件材料妇女工作活动中形成的一般文件材料行政工作
本公司召开的工作会议、专题会议形成的文件材料
请示、批复、通知、、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等
经验材料、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等
联合召开会议的文件材料
本公司为主办的
3
30年
456三
30年
10年
10年
1
1.1
永久
1.2
30年
2
2.1
...
2.1.1
召开工作会议、专题会议的请示、批复、通知、、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文件材料
永久
2．1.2召开工作会议、专题会议的经验材料、典型材料、代表发言材
料、交流材料、简报、新闻报道等2.1.32.22.1.1
30年
会议的参考材料本公司为协办的
召开工作会议、专题会议的请示、批复、通知、、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本
召开工作会议、专题会议的经验材料、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道的复制件或副本
上级单位、上级领导检查、视察本公司工作时形成的文件材料领导题词、领导讲话、指示、声像等重要材料接待安排、座谈会讨论记录等一般材料
本公司制定的普发性业务文件，中长期规划、承办大型会议等文件材料
本公司在工作中形成的请示与上级单位的批复、批示等方针政策性重要业务问题的一般性业务问题的
同级单位、下级单位的业务问题来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料
方针政策性重要业务问题的一般性业务问题的
单位联合行文的请示、批复、通知、讲话、总结、决议、决定等文件材料本公司为主办的
方针政策性重要业务问题的一般性业务问题的本公司为协办的
方针政策性重要业务问题的一般性业务问题的
本公司编辑、编写的文件材料大事记、组织沿革、劳动志等
10年
30年
2.1.2
10年
3
3.13.24
永久30年永久
5
5.15.2
永久30年
6
6.16.2
永久30年
7
7.17.1.17.1.27.27.2.17.2.2
永久30年
30年10年
8
8.1永久
...
8.28.39
反映主要职能活动的出版物定稿和样本
简报、情况反映、工作信息等一般性文献汇编本公司制定的工作制度、程序、规定等
本公司重要业务或行政工作的工作总结、报告、计划、统计、调研等文件材料
年度和年度以上的计划、总结、统计材料半年的、季度的计划、总结、统计材料重要职能活动的总结、重要专题的调研材料一般活动的总结、一般问题的调研材料上级单位制发的文件材料
永久10年永久
10
10.110.210.310.4
永久10年永久10年
11
11．1直属上级单位制发的，属于本公司主管业务并要贯彻执行的文
件材料11．1.1重要业务文件11．1．2一般文件材料
11．2直属上级单位制发的，非本公司主管业务但要贯彻执行的文件
材料
12
同级单位和不相隶属单位制发的非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料
单位之间协商工作的往来文件材料下级单位或部门报送的文件材料
永久10年10年
10年
13
10年
14
14．1重大问题的专题报告
14．2年度和年度以上的计划、总结、报告、统计材料
30年10年
15
本公司到外单位考察、友好往来、交流、参加会议等外事活动形成的文件材料
永久
15．1本公司与外单位签订的合同、协定、协议、备忘录，重要的会
谈记录、纪要等
15．2一般活动的审批手续、日程、考察报告、一般性会议记录
16
30年永久
本公司房产、土地所有权和使用权的文件材料本公司接待工作的计划、方案
17
17．1重要的
30年10年
17.2一般的
...
181920
本公司工作汇报材料本公司财务预算
单位物资（办公设备用品、机动车等）采购计划、审批手续、招投标、采购等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料
职工承租、购置本公司住房的合同、协议等
本公司干部、职工住房情况统计、调查表、住房申请
本公司与有关单位签约的合同、协定、协议、议定书等文件材料重要的一般的
30年
30年
30年永久
2122
23
30年
23.1
永久
23.2
10年
24
本公司国有资产管理的登记、统计、核算、交接等文件材料
重要的一般的
24.1
永久
24.2
10年
25
26
27
本公司承办的大型会议的代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道
本公司代上级单位起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最终草稿
本公司学术活动中形成的文件材料
30年
30年
10年
附件7
**************
声像档案收集管理办法
...
一、总则
（一）为加强我公司的声像档案(大类代字5管理工作，根据《中华人民国国家标准照片档案管理规》（GB/T1181289）及《中华人民国行业标准磁性载体档案管理与保护规》（DA/T1595，制定本办法。
（二）本办法所称的声像档案是指本公司在重大事件或重要活动的，以静止和动态摄影、摄像、录音为主要反映方式的具有保存价值的历史记录。声像档案一般包括底片、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘和说明七部分。
（三）声像档案是直观生动地记录和反映公司社会活动的真实记录，是维护和再现公司主要人和事及管理情况的历史真实面貌的重要依据，是国家档案的一个重要组成部分。任何单位及其工作人员都有保护、收集声像档案的权利和义务。
（四）公司声像档案工作实行统一管理，分级负责的体制。办公室对
各部门声像档案管理工作进行指导和监督，各部门指定兼职档案员负责收
集和整理本处产生的声像档案，并于活动结束后1个月之移交综合档案室。
档案室负责统一规管理。各部门对本处移交的声像档案可随时优先利用。
（五）各部门应建立并认真执行声像档案归档制度，将其纳入本部门的职责围及有关人员的岗位责任制，并将声像档案作为日常事务进行广泛、认真的收集管理。
二、归档围及处理办法
（一）收集围
1、反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料；
2、上级领导人和著名人物参加本公司有关重要活动形成的声像材料；3、本公司召开全公司性重要会议形成的声像材料；
.
.
.
4、记录本公司发生的重大事件的声像材料；
5、本公司组织或参加重要外事活动形成的声像材料；
6、各个时期公司级领导干部的照片及反映我公司建设面貌的声像材
料；
7、记录本公司办公自动化及其他重要计算机管理系统的程序、相应数
据和其他文件的磁盘、光盘等；
8、代表本公司荣获各种荣誉的奖状、奖旗、奖杯、牌匾、证件及其他
实物奖品的照片；
9、本公司工作人员获得市级或以上劳动模、先进工作者的照片；10、本公司举办重典、宣传活动和大型文体娱乐活动的照片；11、其他具有保存价值的声像材料。（二）收集时间
1、各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像材料；
2、声像档案材料一般应在形成后一个月向综合档案室归档；
3、综合档案室如有特殊需要可临时征集各部门暂存的声像档案。（三）归档要求与专兼档案员职责
1、声像档案归档必须以部门为单位。各部门形成的有保存价值的声像
材料，由摄制者整理并编写文字说明。部门兼职档案员应当在活动结束后一个月，主动将声像材料与文字说明收集齐全后一并向综合档案室归档。
2、综合档案室负责检查并接收声像档案。对于各部门移交的不符合归
档要求的声像档案，兼职档案员应补齐相关材料再归档。若重要声像材料因部门未及时主动移交而损毁遗失、造成严重后果的，责任由兼职档案员
和各部门负责。
...
3、归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、
准确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。
4、声像材料的容必须真实，文字说明必须完整、简洁，包括事由（容）、
时间、地点、人物、背景、摄制者等六要素：
（1）事由：声像材料所反映的时间、人物的情由；（2）时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；（3）地点：声像材料形成的地点；
（4）人物：声像材料中主要人物的、职务及在照片中的位置；（5）背景：声像材料形成的背景；（6）摄制者：形成声像材料的人员及身份。5、感光照片应将正片和底片对应夹好，一起归档。
数码照片应以JPEG格式的电子文档归档，由档案室负责挑选有代表性的数码照片晒相并实行双套制保存。归档时部门人员应协同档案员拷贝该次活动的数码相片，并对于重要的数码照片应提供详细文字说明以便档案员编制照片说明。照片说明的主要容包括本数码照片的编号、活动容、主要人物及其职位和在照片上的位置、拍摄人、拍摄时间、备注等；
6、归档的磁性载体文件必须是可读文件。档案室应经过检测，确定运
转正常，无病毒、无划伤、清洁，文件容完整、准确，与说明相符，方可接收。其中计算机软件要辅以软件文件，简要说明磁（光）盘中存贮文件的容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。
7、录音、录像材料要求声音清楚、画面清晰。三、声像档案的管理
...
（一）声像档案由公司综合档案室集中统一管理，不得由承办部门和个人私存。
（二）声像档案的分类与编目，统一由综合档案室制定的分类方案进行操作。
（三）声像档案的整理由综合档案室负责，整理方法如下：
1、底片。底片不分属类，按照接收时间先后编流水顺序号，装满一册为一卷。
2、照片
（1）每组照片要编写“总说明”，每照片编“分说明”；（2）“卷目录”以照片自然为编目单位，填写照片档号和底片号，
“总说明”占一个空行；
（3）照片正片每一要编有档号；
（4）照片正片各小类合编“档案目录”，即有所有各小类的“案卷目录”和其“卷目录”合编而成。
3、数码照片光盘
（1）每次活动（每项工作）拍摄的数码相片要挑选有代表性的冲洗成
纸质照片同步归档，数码照片应编制照片说明；
（2）将分类整理好的数码照片按形成顺序，取一定年限或数量刻录
到只读光盘，并编制光盘说明；
（3）光盘刻录一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。刻录完成后用黑色油性软笔在光盘标签面上写上光盘档号。
4、录音带、录像带
以自然的盒、为保管单位进行整理，同一载体类型按形成时间顺序编
...
流水案卷号。
（四）声像档案说明由档案室负责编制，编制方法如下：
1、照片档案的文字说明要求文字简洁、语言通顺，一般不超过
字，它包括总说明和分说明两类。一般应以照片的自然为单位编写说明，一组（若干）联系密切的照片应加总说明。凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注＊号。单照片的说明在照片正下方或左、右侧书写。总说明在第一照片的上方书写。大照片的说明可另纸书写，一同保存。底
200
片可插袋与正片对应归档。照片的背面应写上照片号。正片号由分类代号、属类号、形成年度、案卷号和卷照片的顺序号组成。源于数码照片的纸质照片，应在“分说明”中的“参见号”出填写完整路径的数码照片号。
2、磁性载体文件必须以盒（带、盘）为单位贴上有文字说明的标签。
磁（光）盘、盒上需标注盘（盒）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人、职务、主要容和录制日期、密级、讲话时间等。
（五）声像档案的保管条件
声像档案柜不能放置樟脑等挥发性药物。声像档案需远离磁场和电器设备，并要定期对声像档案做好机读检验和迁移工作。按《电子文件归档与管理规》的要求，磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
（六）声像档案的保管期限
序号
容保管期限
...
1
上级党政领导及著名人物参加本公司的重要活动及检查工作的声像档案
永久
23456
记录本公司发生重大事件的声像档案
反映本公司变迁、职能活动、历史发展情况的声像档案市级以上劳动模、先进工作者的照片本公司荣誉档案的照片
本公司召开会议活动形成的声像档案重要的，全市性的一般的
永久永久永久永久
永久短期永久短期
789
记录本公司重要的计算机管理系统的声像档案反映本公司文娱活动的声像档案
其他具有保存价值的照片、录音、录像重要的
永久或长期短期
一般的
附件8
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人员档案管理办法
已故人员档案(大类代字7是指本公司已故人员的人事档案。
...
一、归档围
属本公司人事部门管理围的已故人事档案。
二、归档时间
本公司工作人员去世
3个月，由主管部门将其档案交公司档案室。
三、档案管理
（一）按本公司《档案分类方案》和归档时间先后、姓氏笔划编号、排列、存放。
（二）查阅档案应经人事管理部门批准，办理借阅手续，在阅览室查阅；摘抄的材料，应经人事管理部门审核同意方可取走。
四、保管期限
序号
容
已故人员(在编
保管期限
30年
7
附件9
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会计档案管理办法
会计档案是指会计报表、帐簿和凭证等会计核心专业材料，它是记录
...
和反映经济业务的重要史料和证据。
一、归档围
(一会计报表：年度会计决算、损益明细表、业务量、暂收暂付明细
表、会计月、季、年报；
(二会计帐簿：包括总账、明细帐、固定资产帐卡、现存、现付帐；（三）会计凭证：各种会计凭证及附件；（四）工资册及其他。
二、归档要求。公司每年形成的会计档案，应由财务部负责整理立卷、装订、编制目录，按会计报表、帐簿、凭证、工资册及其他，分类依次排列。
（一）会计报表：按年度、季度、月份分别整理立卷；
（二）会计帐簿：无论厚薄，均按本册为一个保管单位进行整理、立
卷；
（三）会计凭证：将记账凭证连同原始凭证和原始凭证总表，按时间顺序装订成册，一册为一个保管单位；
（四）工资册及其他，按年度整理立卷。
三、保管期限
（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为
3年、5年、10年、15年、25年5类。
（二）保管期限表
序号
档案名称会计报表类
归档围1年度预算
保管期限
永久
备注
7.1
...
2年度决算
3会计月、季度报表
永久5年
7.2会计账簿类1日记账15年
2总账
3明细分类、分户账或登记
簿
4现金出纳账、银行存款账5固定资产明细账（卡片）
15年15年
25年
固定资产报废清理后保管5年
15年长期
7.37.4
会计凭证类工资册其他类
各种会计凭证
1会计移交清册2会计档案保管清册3会计档案销毁清册
15年永久永久
...
附件10
**************
实物档案管理办法
一、为加强实物档案(大类代字9的管理工作，使实物档案管理科学化、规化、标准化，根据《中华人民国档案法》、《市档案管理条例》等法律法规，结合我公司实际，制定本办法。
二、本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
三、公司综合档案室负责对本公司已归档的实物档案进行管理，负责对未归档的实物进行监督和指导。
四、实物档案的归档围
（一）本公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）本公司对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）本公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）成立以来使用过的牌、匾。
（六）反映本公司不同阶段的工作证、纪念册、纪念证章等（样品）。
（七）其它有保存价值的实物。
五、实物档案归档要求
...
（一）应归档的实物自形成后的三个月向公司档案室移交，由于特殊
原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，
标明存放地点，按规定存放。
（二）实物档案要保持整洁、无破损，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。档案部门应定期对实物档案进行检查，保障档案实体的安全。
（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本公司声像档案（荣誉照片）的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
（四）本公司对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
六、实物档案的整理
（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。
（二）归档实物的排列：归档实物按种类结合归档时间进行排列。
（三）归档实物的编号：归档实物按照《**************档案综合管理分类方案》进行编号。
（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。实物档案目录应装订成册并编制封面。
七、实物档案的保管
（一）实物档案应专库或专柜保管。
（二）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。
...
（三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。
八、实物档案的利用
（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。
（二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续，在借出期间如有损坏、遗失或逾期不交还等情况，给予通报批评，并按实物价值予以经济处罚。
（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，只提供实物档案照片使用。
九、实物档案保管期限
序号
容
本公司获得省级或省级以上的各种奖状、奖杯、奖牌、锦
旗、荣誉证书、光荣册等
重要的、具有突破性或特别意义的
保管期限
1
永久长期
一般的
2
本公司获得市级的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等
重要的、具有突破性或特别意义的一般的
永久长期永久
3
上级领导、知名人士、有关单位赠送给本公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等
本公司对外交往中获赠的重要纪念品
本公司组织的各种重大活动中形成的纪念品成立以来使用过的牌、匾
反映本公司不同阶段的纪念册、纪念证章等样品
4567
永久永久永久永久
...
附件11
**************
档案库房管理办法
一、档案库房由专人负责管理，非档案工作人员未经允许不得入。如
需要查阅档案资料，必须由档案管理人员入库查找，档案利用者需在阅览
室借阅。
二、档案库房必须坚固，有防盗、防火、防光、防虫、防潮、防鼠、
防尘、防污染、防高温等安全设施。需经常对去湿机、换气扇、灭火器、
照明设备进行检查和保养，使各种设备始终处于良好状态，发现有安全隐患应及时上报和果断处理。
三、档案库房的温度应保持在
14-24℃，相对湿度应保持在
45%-60%。库房管理人员每天须调节库房的温湿度，填写《档案库房温湿度登记表》，并定期对获得的数据进行分析。
四、保持库房整齐、清洁，使库房布公司合理，箱柜整齐、美观。在搬动档案时，要尽量减少对档案的磨损和污染。
五、库房严禁吸烟、使用明火以及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品。
六、档案资料进库或调出，必须进行登记、统计，需按规定填写《档案出入库情况登记表》和《档案借阅登记表》。
七、每年应对库存档案数量、质量和保管情况进行1-2次检查，发现问题应及时报告分管领导处理。
八、库房管理人员要加强责任心，下班前要检查库房、档案柜箱、门窗、电器是否上锁关好，确认安全后方可离去。
九、定期检查档案的保管情况，对破损的档案材料及时进行修补。十、库房管理人员必须严格遵守本制度，如因工作疏忽或故意造成档
案遗失、泄露、损毁等情况将追究当事人的责任并严肃处理。
...
附件12
**************
鉴定、销毁制度
一、根据**************档案保管期限的规定，对已到期的或失去保存价值的业务档案应进行鉴定和销毁。
二、鉴定工作在公司综合部负责人的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，鉴定中如发现档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
三、对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，经公司主要负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
四、档案管理部门应当派2人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
五、销毁清册一式两份，一份送相关的业务部门备案，一份送本公司档案管理部门保存。
六、经批准销毁的档案，应继续保存一年，以免因一时疏忽或某些档案的潜在作用未被发现而造成无法挽回的损失。销毁时必须在指定的地点集中统一处理，不准出卖或作他用。
...
附件13
**************
档案鉴定小组职责
一、认真贯彻执行党和国家有关档案工作方针、政策、法规和档案行政管理部门制定的有关规定、办法、细则。
二、每年对库存档案进行一次保存价值的鉴定和清理工作。
三、对保管期限已满的档案，有责任认真进行审核，作出延长保管或销毁的初步鉴定意见，报主管领导审批。
四、督促专职档案员做好档案销毁的监销工作，并在销毁清册上签名。
...
附件14
**************
档案保密制度
一、档案工作是一项重要的机要工作，各级领导和干部、职工，必须严格遵守国家《保密法》以及相关保密规定，严守党和国家的机密，维护档案的完整与安全。
二、档案人员应在安全的环境下整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。
三、不准向无关人员提供或泄露档案容；不准通过、电子、普通邮政等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案容。
四、档案人员不准私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库房。
五、集中销毁保管期满且失去保存价值的档案，不得作它用。
六、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告领导，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
...
附件15
**************
各部门归档围明细表
为了让各部门清晰本部门需要归档的文件容，综合部从已颁布的《程
序文件》、《作业指导书》和日常中用到的文件，整理出《各部门归档围明
细表》，供各部门参考。
...